Como a maioria das organizações, estamos nos adaptando e revendo nossas estratégias. O contexto atual tem exigido mudanças na maneira como fazemos negócios. Nossa equipe está trabalhando remotamente dede o dia 17 de março e em nossa agenda estavam programadas entrevistas em profundidade, observação em campo e workshops de cocriação. Então veio a pergunta: como podemos continuar com os trabalhos?Realizar reuniões online com clientes e entrevistas em profundidade com diversos stakeholders era algo que já estava em nosso dia a dia. Ano passado, no projeto realizado com o SESI/SC, também contamos com a participação remota de algumas pessoas em workshops colaborativos. Mas até então nunca havíamos experimentado realizar uma sessão 100% remota, com todos os participantes em um local geográfico diferente, conectados virtualmente.Em conjunto com o cliente, analisamos a situação e a escolha foi seguir com o trabalho à distância. Colocando as pessoas no centro do processo e reunindo as melhores práticas, nos últimos dias realizamos nossas primeiras sessões de colaboração, também conhecidas como workshops, totalmente remotas. Nós, em Florianópolis/SC. Eles, em Itatibaia/SP. Os resultados foram muito bons! Claro, tivemos acertos, mas também alguns erros. É preciso aprender rápido e corrigir, e é isso que estamos fazendo.Sabemos que design thinking não é só post-it e workshop, mas valorizamos sempre esses momentos onde todos podem expor suas ideias para construirmos juntos. Cada workshop que programamos procuramos estar atentos aos objetivos dessa sessão colaborativa, pensando como podemos proporcionar uma experiência agradável e produtiva. Pensar nessa experiência 100% online foi algo desafiador. Desafiador, mas possível e atingindo ótimos resultados!

Colaboração criativa é explorar direções desconhecidas e desenvolver novas possibilidades. Por isso, com base em nossos aprendizados com os workshops remotos, aqui vão algumas dicas:

Manter os rituais e adaptar o que for necessário

Workshops remotos exigem adaptação tanto na escolha de ferramentas, como na facilitação. Uma facilitação clara e direta é essencial. Por isso, é importante planejar claramente todas as etapas de uma sessão remota de design thinking, de modo a manter os membros da equipe envolvidos. É bom criar um ritmo entre as atividades de compartilhamento individual, de equipe e grupo.Sempre começamos nossas reuniões e sessões de cocriação com o ritual de check-in e, ao final, fazemos um check-out. Estamos mantendo esse ritual, pois permite, principalmente, alinhar com todos o estado de espírito, humor, principais ações ou tarefas e as expectativas para o dia. Isso faz ainda mais sentido remotamente!Outra questão é deixar todos os participantes cientes do objetivo da agenda do dia, além de incluir entre as atividades intervalos para comer, ir ao banheiro, tomar uma água, um cafezinho ou simplesmente esticar as pernas.

Em nossos workshops presenciais também sempre utilizamos muitas dinâmicas como um ritual para fazermos a transição em certos momentos. Para um trabalho remoto, foi necessário adaptar, mas continuamos garantindo o engajamento. Aqui, foi importante optar por dinâmicas que sejam simples, mas efetivas.

Escolher ferramentas para colaboração e desenhar a experiência de utilização dessas novas ferramentas

O uso de ferramentas online para colaboração é uma das medidas a serem tomadas, mas sabemos que novas formas de fazer exigem um período de adaptação. Esse período não precisa (nem deve) ser muito extenso, porém é essencial destinar um tempo para que as pessoas se acostumem com a ferramenta. Isso contribui para que haja maior pré-disposição de engajamento nas atividades seguintes, reduzindo também o sentimento de frustração por não conseguirem lidar com as novas ferramentas.Por aqui estamos utilizando o Miro e para ambientar os participantes com as novas ferramentas, sugerimos exercícios simples e divertidos. Em um dos workshops aplicamos o “duas verdades e uma mentira”. Os participantes tinham que criar um post-it com seu nome e com cada uma das frases. Também criamos um passo a passo do que deveria ser feito no exercício e dicas de utilização do Miro.Para cada uma das ferramentas que se deseja utilizar é sempre bom colocar descrições detalhadas dos campos a serem preenchidos, diminuindo as dúvidas e facilitando a condução do trabalho. Instruções claras e diretas contribuem para que ninguém fique perdido durante a sessão.

Uma boa prática que adotamos foi também criar um grupo de WhatsApp para nos comunicarmos, mesmo durante o workshop. Imprevistos podem acontecer, como queda de conexão, ou mesmo o computador desligar de repente. O grupo de WhatsApp permite que as pessoas possam se comunicar e pedir auxílio para voltarem a sessão.Outra boa prática para garantir o engajamento dos participantes diz respeito à videoconferência. Às vezes é mais produtivo resolver um problema dessa forma do que com inúmeras mensagens desencontradas em aplicativos de texto. Para esses momentos, sugerimos que os participantes deixem suas câmeras ligadas para que possam se ver. Isso favorece a criação de maior conexão umas com as outras e faz com que se distraiam menos em casa. Por aqui estamos utilizando o Zoom, que permite dividir os participantes em salas separadas, acelerando as discussões nos grupos.

Entender o contexto de cada pessoa e definir em conjunto as boas práticas da sessão

Compreender e respeitar o contexto de cada pessoa é essencial. Pode ser que um dos participantes tenha um escritório para trabalhar no home office, mas outro esteja precisando improvisar esse local, é preciso lidar com toda dinâmica familiar (filhos, animais de estimação, ...). Por isso, empatia sempre!Em nossos workshops presenciais, sempre temos um momento de acordo de conduta, no qual compartilhamos com o grupo as boas práticas que temos e deixamos as pessoas à vontade caso não se sintam confortáveis com algum ponto ou queiram adicionar outro. Por exemplo, como lidar com ligações e WhatsApp?________________Diante da pandemia de Covid-19, o mundo foi forçado a atuar muito mais digitalmente e essa é uma transformação que acreditamos não ter volta. Empresas e pessoas precisaram se adaptar e, como é de se esperar em momentos de mudança, muitos são os desafios, medos e incertezas. Teremos ainda muitos acertos, mas também muitos erros. Acreditamos que a iteração será fundamental para acelerar nosso aprendizado. E esse é um dos pilares do design e da inovação: erre mais e aprenda com seus erros!Outro pilar do design que deve estar presente sempre é ser centrado no ser humano. Compreender o perfil das pessoas com as quais estamos trabalhando, assim como entender o momento atual é importante para conseguir planejar e executar nossos trabalhos. Isso já era uma rotina nossa quando planejávamos sessões presenciais. A diferença é que agora teremos novas lições aprendidas diante dessa nova dinâmica de trabalho.Acreditamos que esse momento exige inovação rápida. Estamos diante de desafios enormes, mas que também nos trazem grandes oportunidades.Você também está enfrentando desafios diante dessa nova realidade? Precisa rever suas estratégias e o modo como seu cliente ou colaborador interagem com seu negócio? Nesse momento, é preciso ainda mais empatia, colaboração e experimentação. Estamos aqui para apoiá-lo nesse desafio! Vamos juntos?

Texto e imagens: Marina Cuneo Aguiar