Conheça o caso aplicado na saúde que gerou uma economia de 84 milhões de reais em menos de 6 meses com a implementação de OKRs, além de outros ganhos intangíveis, como foco, gestão por resultados, transformação cultural, coragem para inovar e melhora na comunicação.
Leia o case completo e veja como a Design para Estratégia – DparaE contribuiu com uma operadora de plano de saúde.
No ano de 2023, quando a sinistralidade da saúde suplementar bateu na casa dos 90% em média, muito acima do histórico pré-pandemia, fomos procurados por uma operadora para ajudá-los com a cocriação de um plano executivo para o ano.
Era uma operadora de saúde que, com projeções ruins, buscou apoio para gerar uma grande ruptura no seu modelo de gestão e na forma como gerenciam e entregam resultados.
Este caso foi realizado em uma parceria da DparaE com a Academia Médica, que trouxe a visão especializada no mercado de saúde.
Entre as dores e necessidades da operadora estavam:
Para lidar com tantos desafios, é preciso um processo decisório estruturado e uma equipe bem preparada.
Decidir de forma consciente é o fator que mais impulsiona o resultado de uma organização. Quanto melhor for esse processo, maiores são as chances de a organização responder de forma efetiva ao mercado, bem como de aproveitar novas oportunidades, de reagir a mudanças nas tendências de consumo dos clientes, de responder às ações de concorrentes ou a outras mudanças no ambiente competitivo.
Por isso, na DparaE utilizamos as esferas da decisão como abordagem metodológica.
A tomada de decisão pode ser entendida como um processo que envolve a identificação do problema, o mapeamento de alternativas e a realização de uma escolha a partir de um critério estabelecido.
Segundo a abordagem, os problemas estratégicos se desdobram em quatro níveis diferentes:
Por isso, nosso processo iniciou com entendimento da evolução histórica de receitas, despesas e custos dos últimos anos da operadora, com identificação dos maiores ofensores.
De modo a compreender e consensar quanto ao propósito organizacional, também tivemos sessões colaborativas (workshops) para compreensão de qual é o núcleo da estratégia da operadora. Ou seja, é preciso compreender o que se deve continuar fazendo e o que parar de fazer na organização. Os OKRs – Objective and Key Results estão nas esferas de objetivos e de priorização de recursos, que idealmente só são trabalhadas quando o consenso sobre o propósito e o ambiente foram atingidos.
Uma vez que se tem clareza sobre o propósito e a visão sobre o ambiente e contexto de negócios, é importante definir os objetivos (O – Objective) e como vamos medir se eles estão sendo alcançados, aqui entram os resultados-chave (Key Results – KR). Por fim, para realizá-los, é preciso definir quais serão os projetos e ações estratégicas, que estão na esfera mais externa.
Mas como a implantação dos OKRs gerou uma economia de R$ 84 milhões em menos de 6 meses?
Na Design para Estratégia, com nossa formação em administração, os primeiros caminhos metodológicos para planejamento estratégico foram a partir do BSC – Balanced Scorecard, uma abordagem amplamente utilizada no mundo. Esse caminho também é percorrido pelos gestores (médicos ou não) de clínicas, hospitais, planos de saúde e indústria do setor.
Contudo, com o mergulho no mundo da inovação e intraempreendedorismo, aliado a nossa caminhada no mundo do design, que trazem um modo de pensar mais ágil, colaborativo e iterativo, desde 2017 adotamos o uso de OKRs – Objective and Key Results em nossos projetos.
De 2017 até o momento, apresentamos ou apoiamos o uso dessa metodologia para as empresas de saúde, tecnologia e de outros setores, auxiliando-as a "medir o que importa". Na grande maioria dos casos, nós fomos os primeiros a apoiar a mudança de BSC para OKR.
Auxiliamos na tomada de decisão e capacitamos equipes, de todas as hierarquias, usando ferramentas andragógicas, alimentadas por dados reais da empresa. Dessa forma, o tempo de capacitação é potencializado em ações e projetos que retornaram a essa empresa milhões de reais em receitas ou economias de despesas.
Quais são nossas prioridades para os próximos meses? Onde as pessoas devem concentrar seus esforços? Os OKRs ajudam os líderes a liderar, são um vocabulário para liderança, ajudando-lhes a transformar sua missão em ação. É uma ferramenta que compartilha objetivos entre profissionais e equipes diferentes, produzindo foco e efetividade na obtenção de grandes e aspiracionais objetivos.
Um ponto-chave nos processos de planejamento estratégico é o tempo investido na tomada de decisão. Ao longo dos anos, vivenciamos o aumento dessa necessidade de reduzir os tempos e realizar processos céleres, alinhados à cultura organizacional, mesmo que feitos de forma colaborativa. Para isso, as discussões não podem ser extensas, durar semanas ou meses, o que é comum em processos de planejamento estratégico convencionais.
Utilizando OKRs, conseguimos trabalhar com tempos bastante reduzidos, por meio de discussões orientadas e realizadas de forma dinâmica.
Tudo que é possível fazer antes, faz parte da preparação. Usamos o tempo em conjunto para atividades que todos agreguem e que o coletivo faz a diferença.
E tudo que pode ser definido ou detalhado depois, fica para depois. O importante é que os norteadores e bases da discussão sejam consensuados.
Não é raro que não se chegue a alguns números no momento do workshop, por exemplo: um KR acaba ficando: "Reduzir o indicador tal de X para Y", e depois o time fica com a responsabilidade de definir o X e o Y, por que não é necessário que o grupo inteiro chegue nesse nível de detalhe, o que tomaria muito tempo. O consenso relevante nesse caso é definir o indicador tal a ser reduzido, e por que isso impacta no objetivo.
Considerando o caso aplicado, a primeira etapa de definição dos OKRs ocorreu conforme apresentado na imagem a seguir, bem como o detalhamento do acompanhamento trimestral. Com faturamento anual na casa dos bilhões, o grupo começou a discutir a partir de um número, uma grande meta para o ano, que era um resultado que se queria buscar com a implantação dos OKRs.
Em cinco meses de implementação dos OKRs, menos de dois trimestres de ações, atingiu-se a marca de R$ 84 milhões em economias geradas, número bastante relevante na realidade organizacional da empresa neste caso.
Como ganhos intangíveis citamos:
Ainda há uma jornada longa pela frente. Alguns objetivos e resultados-chave só serão atingidos nos próximos anos, mas com ações que iniciam agora. Por isso, o importante é seguir com constância e frequência.
Constância: particularidade, qualidade ou condição de quem não desiste facilmente, de quem é obstinado; persistência. Característica de algo ou de alguém que permanece por um longo tempo, no mesmo estado, forma ou condição; continuidade.
Frequência: repetição periódica ou costumeira de algo, reiteração.
Empreendemos uma grande mudança cultural. O início foi bastante desafiador, enfrentamos resistência, desconfiança, dificuldade de mudar a forma de avaliar o próprio trabalho sobre novas perspectivas.
O desafio também era e é árduo, com impacto em todas as áreas do negócio, especialmente aquelas ligadas à operação.
Contudo, os primeiros resultados já são muito significativos, e mostram como um time qualificado direcionado com uma boa metodologia e estratégia, atinge os resultados desejados e constrói o futuro que quer viver.
Seu negócio precisa de foco?
de controle?
de coragem para inovar?
de confiança do próprio time?
de um crescimento extraordinário?
de uma comunicação efetiva sobre a estratégia?
de uma estratégia clara?
Vamos conversar!
Claudia Grandi, DparaE
Fernando Carbonieri, Academia Médica
Vini de Castro, DparaE
